Тема 29. Технологии создания электронных документов

Сегодня уже неудивительно, когда читатель (пользователь), приходя в библиотеку и проведя в ней определенное количество времени, не только не пользуется ее фондом, но даже и не делает попытки заказать литературу. Многие свои потребности пользователи удовлетворяют на информационном уровне, т.е. вполне довольствуются библиографической, реферативной, справочной и иной электронной информацией, полученной через Интернет, с помощью CD-ROM или иным способом. Более того, развитие электронного ресурса приводит к тому, что многие библиотеки, не имея средств на комплектование зарубежных изданий, находят возможность организовать доступ своим пользователям к полнотекстовым электронным ресурсам, и эти тенденции набирают силу (электронная научная библиотека РФФИ, электронные издания Института "Открытое общество" – Россия и др. предоставили бесплатный доступ многим библиотекам к нескольким тысячам названий зарубежных журналов). Кроме того, получает все большее распространение электронная доставка документов, которая позволяет пользователям библиотек, не приходя в саму библиотеку, заказать со своего рабочего места (или из дома) электронную копию той или иной статьи, брошюры, фрагмента книги и в считанные мгновения получить ее. При этом нельзя не отметить, что уже во многих библиотеках число удаленных обращений (посещений) к Интернет-сайту библиотеки превосходит число обычных физических посещений.
Все вышеизложенное подтверждает, что старые представления о библиотеке рушатся на глазах. Читатель уже далеко не всегда приходит в библиотеку за документом, он приходит за информацией и/или электронным ресурсом. Библиотека постепенно превращается в центр информационных электронных ресурсов, сохраняя, тем не менее, за собой функции обычной библиотеки по обслуживанию пользователей печатными документами. Эта новая функция современной библиотеки не только наглядно иллюстрирует одну из главных тенденций современной библиотечной деятельности, она также должна учитываться как в планировании развития автоматизированных библиотечно-информационных технологий, так и в целом для пересмотра уже устаревшей концепции традиционной библиотеки.

Технологии создания электронного документа

Во – первых, это технологии аналитико – синтетической обработки информации в АБИС.
Аналитико – синтетическая обработка (АСО) – отдельные процессы, включающие операции или группы операций, связанные с анализом документов или данных но не ведущие к существенному изменению их содержания, структуры и вида. В автоматизированных системах АСО может выполняться как в виде ручных, "человеко-машинных", так и чисто "машинных" (т.е. с использованием только автоматизированных средств) операций. Примерами полностью или частично автоматизированной реализации АСО могут служить операции сортировки, записи/перезаписи, кодирования, декодирования, шифрования/дешифрования, конвертирования и др. Обработка данных – обобщенное наименование разнородных процессов, связанных с данными. Можно отметить некоторые термины, связанные с видами обработки данных:

• Интегрированная обработка данных – принцип организации обработки данных в автоматизированной системе, при котором процессы или операции, ранее выполнявшиеся в различных организациях, подразделениях или участках технологической цепи, объединяются или оптимизируются с целью повышения эффективности системы. Одной из возможных целей "интегрированной обработки данных" является создание интегрированных баз данных.
• Распределенная обработка данных – обработка данных, проводимая в распределенной системе, при которой каждый из технологических или функциональных узлов системы может независимо обрабатывать локальные данные и принимать соответствующие решения. При выполнении отдельных процессов узлы распределенной системы могут обмениваться информацией через каналы связи с целью обработки данных или получения результатов анализа, представляющий для них взаимный.
• Автоматизированная обработка (данных/документов) – обработка (данных или документов), выполняемая автоматически, без участия человека или при ограниченном его участии. Техническими средствами реализации "автоматизированной обработки" могут быть ЭВМ или иные устройства, машины.
• Машинная обработка – выполнение операций над данными с помощью ЭВМ или других устройств обработки данных.
• Предмашинная обработка, подготовка данных для ввода – этап аналитико-синтетической переработки или обработки документов, связанный с формализацией итоговых документов и записью их содержания на рабочий лист.
• Сортировка – автоматическое или ручное распределение документов или данных по каким-либо заданным признакам. Совокупность процессов, связанных с приведением записей в файле в соответствие с последними изменениями в предметной области или полученными новыми сведениями (данными). "Обновление файла" предполагает выполнение следующих операций: просмотр записей, добавление новых записей, стирание (удаления) или исправление (редактирование) существующих записей.

Во – вторых, это технологии оцифровки информации.
К технологиям оцифровки информации относят:

1.Сканирование.
Этот способ особенно удобен для тех, кто готовит мультиме¬дийные приложения на основе уже имеющихся печатных мате¬риалов и иллюстраций.
Сканер – это периферийное устройство персонального компьютера, позволяющее вводить в компьютер оригиналы, представленные в виде текстовых документов, рисунков, слайдов, фотографий и так далее. Сканер преобразует подобную информацию в электронную.
На основании обобщенной оценки характеристик сканеров эти устройства можно подразделить на следующие подгруппы:

o Ручные сканеры.

o Страничные (протяжные) сканеры.

o Слайд – сканеры.

o Проекционные сканеры.

o Барабанные сканеры.

2.Ввод данных с клавиатуры.

Ввод данных с клавиатуры – разновидность ручного ввода. Технологическим средством обеспечения клавиатурного ввода является рабочий лист. Ввод текста осуществляется с помощью текстового редактора Word, который входит в пакет программ под общим названием Office, выпущенный корпорацией Microsoft. Он предназначен для работы под управлением операционной системы Windows.
Word – приложение Windows, предназначенное для создания, просмотра, модификации и печати текстовых документов, которое дает возможность выполнять все без исключения традиционные операции над текстом, предусмотренные современными компьютерными технологиями:

o набор и модификация неформатированной алфавитно-цифровой информации;

o форматирование символов с применением множества шрифтов True Type разнообразных начертаний и размеров;

o форматирование страниц (включая колонтитулы и сноски);

o форматирование документа в целом (автоматическое составление оглавления и разнообразные указатели);

o проверка правописания, подбор синонимов и автоматический перенос слов.

В – третьих, это технологии обработки оцифрованных документов.
К технологиям обработки оцифрованных документов относят распознавание символов и их дальнейшее редактирование.
Программные средства оптического распознавания символов – OCR (Optical Character Recognition) предназначены для автоматического ввода в компьютер печатных документов. Чаще всего пользователи применяют на практике систему оптического распознавания текстов FineReader производства ABBYY и систему оптического распознавания символов CuneiForm производства Cognitive Technologies Ltd. Обе системы обладают приблизительно равноценными возможностями и предназначены для распознавания текстов, набранных практически любыми шрифтами (кроме иероглифов и арабских), без предварительного обучения. Особенностью программ является высокая точность распознавания символов и малая чувствительность к дефектам печати.
Программные системы OCR работают следующим образом. Допустим, вы располагаете текстовым бумажным документом со сложной структурой, т.е. помимо текста в документе содержатся таблицы, диаграммы, иллюстрации и т.п. Нужно отредактировать текст средствами текстового процессора. Для решения подобной задачи нужно поместить документ в сканер и создать его электронную копию, представляющую собой графическое изображение документа.
Дальше необходимо преобразовать изображение в текст. Данный этап является очень ответственным, поскольку результатом сканирования является изображение, которое можно сохранить исключительно в файле того или иного графического формата или загрузить для обработки не в текстовый, а в какой-либо графический редактор. Вставить изображение непосредственно в текстовый редактор можно. Вместе с тем для текстовых приложений изображение является неделимым элементом и не может быть идентифицировано. Таким образом, даже если на изображении присутствует текст, средствами текстового редактора его отредактировать невозможно. Поэтому прежде всего необходимо преобразовать изображение символов в текст как таковой, т.е. в последовательность символов, доступную для обработки в текстовых редакторах.
Программные системы FineReader и CuneiForm позволяют решать задачи преобразования изображений в тексты и поставляются в виде комплексов, достаточно мощных для применения в практической деятельности.
Процесс распознавания текста системами OCR состоит в следующем.
Вначале необходимо получить графическое изображение документа, что может быть реализовано двумя путями – сканированием документа либо загрузкой изображения из файла. Программная среда приложений позволяет просматривать изображения в различных масштабах, а также выполнять с ними некоторые преобразования, в частности поворачивать и инвертировать их.
На следующем этапе обработки документов выполняется их разметка. Цель этой операции – указать системе OCR, каким образом текст расположен на изображении.
Результаты автоматической разметки можно корректировать вручную – создавать и удалять блоки текста, перемещать их, задавать их размеры, делить на смежные блоки, делать блоки многоугольными, присоединяя к ним или вырезая из них прямоугольники блоков и т.п. Блокам можно присваивать порядковые номера, что очень удобно, если нужно преобразовать сложно отформатированный текст в простой.
Для текстов, напечатанных расплывчато или на неоднородном фоне, используется адаптивное сканирование, позволяющее за счет некоторого снижения производительности повысить точность определения контуров букв.
При распознавании неконтрастных, бледно напечатанных документов качество распознавания можно улучшить путем регулировки таких параметров, как яркость, контрастность и порог уровня черной и белой точек.
Параметры разметки и распознавания настраиваются для того, чтобы система OCR была способна правильно разбивать текст на блоки и распознавать его. В частности, нужно указать, на каком языке (языках) написан распознаваемый текст.
Для оперативной работы с распознанным текстом в систему OCR интегрирован собственный текстовый редактор, напоминающий встроенное в Windows приложение WordPad. Текстовый редактор способен поддерживать такие основные возможности форматирования текста, как шрифты и начертания, верхние и нижние индексы, таблицы, колонки, рамки, перемещаемые поверх текста. В распознанном тексте определенным фоном выделяются сомнительные слова, причем в текстовом редакторе предусмотрены средства для быстрого поиска сомнительных слов, что существенно упрощает просмотр и правку распознанного текста.
Некоторые версии систем OCR, например ABBYY FineReader Corporate Edition, содержат интегрированные средства для коллективной работы. Для реализации возможности работы в сети на каждом компьютере должна быть установлена отдельная копия программы.
В этом случае может быть организована работа с одним и тем же пакетом на нескольких компьютерах. Сетевые средства системы обладают возможностью отслеживать процесс обработки страниц – кем в данный момент страница открыта, отсканирована, распознана, проверена и т.п. Изменения, производимые со страницей одним пользователем, видны всем, кто работает с этим же пакетом.
Возможностями коллективной работы обладает также система CuneiForm 2000 Master, которая помимо собственно среды CuneiForm 2000 и текстового редактора содержит встроенный программный блок пакетного сканирования и распознавания, а также программные средства для использования сканеров в локальной сети.

В – четвертых, это технологии создания WEB-документов.
Для создания Web – документов чаще используется язык HTML (HyperText Markup Language). Это понятие включает в себя различные способы оформления гипертекстовых документов, дизайн, гипертекстовые редакторы, браузеры и многое другое. Гипертекст как нельзя лучше подходит для включения элементов мультимедиа в традиционные документы. Практически, именно благодаря развитию гипертекста, большинство пользователей получило возможность создавать собственные мультимедийные продукты и распространять их на компакт – дисках. Такие информационные системы, выполненные в виде наборов HTML – страниц, не требуют разработки специальных программных средств, так как все необходимые инструменты для работы с данными стали частью стандартного программного обеспечения большинства персональных компьютеров. При таком подходе от пользователя требуется выполнить только ту работу, которая непосредственно относится к тематике разрабатываемого продукта: подготовить тексты, нарисовать рисунки, создать HTML – страницы и продумать связи между ними.

Электронные издания и электронные библиотеки
Вычислительная техника позволяет сохранять и распространять информацию в электронной форме, что играет революционную роль в истории человечества, аналогичную изобретению книгопечатания. Электронная форма позволяет хранить информацию наиболее надежно и компактно, распространять ее оперативнее и шире и, кроме того, предоставляет возможности ее использования, которых не могло быть при иных формах. Основными средствами для реализации этих возможностей являются электронные издания (ЭИ) и электронные электронные библиотеки (ЭБ).
Естественно, что ЭИ и ЭБ для выполнения своих функций фактически должны реализовываться в виде некоторых информационных систем отличительными свойствами которых являются длительное хранение и использование информации, в частности ее распространение. Информационные системы, работающие с динамической информацией, а также накапливающие информацию, но не предполагающие ее распространять (системы архивного типа), не могут быть отнесены к рассматриваемому классу. Таким образом, ЭИ и ЭБ занимают опреденное положение среди других информационных систем.
Электронное издание – электронный документ (группа документов), прошедший редакционно-издательскую обработку, предназначенный для распространения в неизменном виде, имеющий выходные сведения.
ЭИ состоит из информации и программного обеспечения, позволяющего визуализировать эту информацию, эффективно использовать её, но не изменять. Таким образом, ЭИ представляет собой информационную систему, в которой нет функций коррекции имеющейся информации (удаления, дополнения и др.). Основное назначение информационной системы ЭИ – максимально точное воспроизведение исходной информации и предоставление пользователю средств решения определенного набора функциональных задач.
ЭИ являются тиражируемыми продуктами и могут распространяться на любых машиночитаемых носителях (компактных оптических дисках, магнитных дискетах и т.п.) или через телекоммуникационные сети.
При этом надо иметь в виду, что распространяется именно информационная система, а не только информация. Если же информация ис¬пользуется с помощью иных программных средств, то может теряться некоторая ее часть, не будут реализовываться все ее свойства, может существенно сократиться спектр пользовательских возможностей.
Область деятельности, связанная с электронными библиотеками, является достаточно новой и поэтому еще не имеет устойчивой терминологии. (Безусловно, не следует отождествлять ее с автоматизацией традиционных библиотечных процессов, хотя провести между ними точную границу вряд ли возможно.)
Существенное развитие работы по электронным библиотекам получили на рубеже 1990-х гг., когда появились адекватные средства вычислительной техники и информационные технологии, обеспечивающие надежное сохранение, оперативную обработку и эффективное использование больших массивов разнородной информации, прежде всего текстовой. Именно в то время в ряде стран стали подготавливаться проекты электронных библиотек. Некоторые из них легли в основу соответствующих национальных и международных программ.

Создание и публикация (размещение) электронных документов, веб-страниц и веб-сайтов

Поскольку электронный документ создаётся и хранится на любом машинном носителе данных, то методы создания электронных документов для страниц, выставляемых на сайте, не отличаются от методов создания документов прикладных программах, например, в любом текстовом редакторе. Более того, документ созданный в ряде компьютерных ПП, может быть сохранён в формате веб-страницы (HTML ). Такой вариант наиболее приемлем для начинающих, так как созданные подобным образом страницы содержат добавленные в файла избыточные данные (лишние теги и служебная информация), ненужные для веб–страниц. Работать подобная веб-страница, конечно, будет, но медленно. Это особенно важно в Российском секторе Интернета, так как скорости работы в нём невелики и время загрузки такой страницы в браузер вызывающего её пользователя будет значительным. Поэтому для создания веб-страниц приспосабливают существующие простые текстовые редакторы, например, входящие в состав ОС Windows или используют специальные программы.

В первом случае порой так поступают те, кто давно привык создавать веб-страницы, хорошо владеет HTML , а научился создавать страницы именно в простейших редакторах, так как иных не имели возможности иметь. У профессионалов в этом случае веб-страницы получаются быстро и хорошо. Отстраивать их можно достаточно просто, если параллельно включить в автономном режиме программу-браузер и периодически входить в неё для контроля результатов деятельности.

Во многих случаях целесообразно использовать специальные ПП, в которые по мере необходимости загружать материалы для веб-страниц, сделанные в других ПП, например, текст – в Word , табличные данные – в Excel , а графические объекты – в Photoshop и PowerPoint . Более того, такие программы позволяют ускорить создание страниц за счёт автоматизации ряда простых рутинных процедур, например, создания шаблона страницы и таблиц, изменения стилей и размеров шрифтов, цвета, включения наиболее часто используемых тегов и т.д., а также возможности не переходя в другую программу периодически просматривать полученные результаты. В качестве таких программ предлагаются многие ПП, например, FrontPage , Publisher , HomeSite, Dreamweaver, Noteped , Site _ Cre и др.

Для проверки полученных результатов целесообразно воспользоваться несколькими распространенными браузерами, установленными на компьютере создателя сайта. Это необходимо не только для отладки создаваемого сайта, но и для того, чтобы учесть как разные браузеры отображают страницы и, при необходимости, внести соответствующие коррективы. Дело в том, что пользователи, которые будут заходить впоследствии на созданный сайт, использую разные браузеры. В ряде случаев, полученные ими изображения могут разочаровать и расстроить их, что приводит к нежеланию обращаться к такому сайту в дальнейшем.

Большинство веб-страниц оптимизировано для просмотра при разрешающей способности больше, чем 600х800 точек на дюйм, а цветовом режиме High Color (16 разрядов) и более.

Рассмотрим основные аспекты создания веб-страниц сайта.

Первая (главная, домашняя или по-английски « Home Page ») страница – лицо сайта. На неё случайно или специально попадают («заходят») пользователи (посетители) Интернета. Обычно на первой странице размещаются элементы, обозначающие (идентифицирующие) её «хозяина» (название или имя, реквизиты, фото и др.), а также названия основных тем, ресурсов и услуг, предлагаемых сайтом. Последние представляют собой гипертекстовые ссылки к более подробным элементам иерархической структуры сайта, позволяющим пользователю быстро и удобно находить искомые информационные ресурсы, в том числе на других сайтах. Часто на первой странице устанавливаются: счётчик посещений, ссылки на партнёров, кнопки переключения на русский или английский язык и др. Рекомендуется не злоупотреблять фото- и мультимедиа- материалами, так как они увеличивают время загрузки страниц, что достаточно часто влечёт за собой отказ пользователя продолжать работу с таким сервером. Важным качественным показателем оформления страниц является их стилевое единообразие.

Обычно разработчики страницы (программисты и веб-дизайнеры) уделяют много внимания внешнему виду этих страниц. Для этого используются различные цвета и «обои» фоновых изображений, цветные иллюстрации, мультипликации, шрифтовые изображения, бегущая строка и др. В них включают аудио- и видео клипы. При этом объём пересылаемой по сети информации увеличивается и разработчикам приходится выбирать компромиссные решения, связанные с необходимостью обеспечения высокой скорости загрузки страницы на ПК пользователя и её дизайном.

Кроме дизайна первой страницы, пользователей в большей степени привлекает удобство пользования и возможность найти именно те данные, которые им нужны. Важно также организовать удобные переходы с одних страниц на другие (навигация по страницам сервера), чтобы пользователю не требовалось многократно повторять длительные промежуточные переходы, а также слишком часто возвращаться на первую страницу. Для удобства работы пользователей на сайтах создаются страницы с названием «Карта сайта».

Многие разработчики сайтов предлагают вести статистику посетителей (учитывать ресурсы, к которым наиболее часто обращается пользователь, и его мнение о них), а также размещать конференции (форумы и т.п.) для обсуждения различных проблем. При этом практически все обращают внимание на необходимость постоянной актуализации содержания сайтов.

«Жизнь» сайта определяется тремя составляющими:

1) его созданием,

2) дальнейшим обслуживанием и актуализацией,

3) хранением на сервере.

Планируя объём и содержание информации, выставляемой на сервере, следует хорошо представлять на каких пользователей она должна быть ориентирована, как они могут получить доступ к ней, каковы их потребности.

Созданные страницы сайта необходимо загрузить на сервер провайдера или собственный сервер, имеющий возможность работать в Интернете и предоставлять пользователям свои ИР. Если сервер известен (выбран), то необходимо получить на нём адрес сайта и место для его размещения. Адрес и место на сервере провайдера могут быть платными и бесплатными.

Так, в бесплатном варианте необходимо связаться по Интернету с этим сервером (набрать в адресной строке браузера его имя) и запустив не нём программу регистрации сайтов, ответить на все (или почти все) вопросы провайдера. При ответе на эти вопросы определяется имя сайта и пароль доступа к режимам управления им. Как только эти атрибуты будут получены, можно загрузить на него страницы созданного сайта. Загрузка заключается в копировании этих файлов на сервер через FTP -сервер или специальное меню загрузки, представляемое провайдером для выполнения создателями сайтов необходимых действий с их сайтами.

В учреждениях, где налажен электронный документооборот, после регистрации электронная регистрационно-контрольная карточка (ЕРКК) вместе с прикрепленным документом пересылается по сети должностному лицу, ответственному за принятие решения по исполнению документа, а далее - исполнителям документа в соответствии с реквизитами вынесенной резолюции.

При этом каждый руководитель или исполнитель наделяется определенными правами, которые позволяют обеспечить организацию работы с документами, максимально приближенную к традиционной, по которой документы раскладываются по сформированным им согласно классификатору делам, и которые или ждут начала выполнения (в деле "Документы, поступившие"), или приняты сотрудником к исполнению (в деле "Документы на исполнении"), или переданы подчиненным с указанием контрольного срока исполнения (в деле "На контроле").

В ходе работы с электронными документами должно быть обеспечено комбинированный полнотекстовый и атрибутивный поиск необходимого документа, в том числе и с помощью веб-доступа к документальной базы данных систем.

Файлы с текстами (образами) исходящих и внутренних документов по стандартной технологии также прикрепляются к ЕРКК. Исходящий документ, сопровождаемый соответствующими реквизитами ЕРКК, может быть защищен электронной цифровой подписью, зашифрован и передан адресату.

Различие процессов обработки документов для автоматизированного документооборота, от этих же процессов в электронном документообороте, невелико.

Поскольку в автоматизированном документообороте используются современные решения и критерием отбора является лишь их сочетаемость с бумажным документооборотом, то ничего преимущественно нового в электронном его варианте не содержится.

Очень важным преимуществом технологии подготовки документов, используемой в СЕДД, является возможность автоматизации всего процесса согласования и утверждения документа, в том числе и с использованием электронных аналогов собственноручной подписи.

Технологию электронного документооборота на этой стадии поддерживают следующие функциональные возможности системы:

Прикрепление к регистрационно-контрольной карточки (ЕРКК) электронного образа документа в виде файла (файлов) любого формата;

Разграничение прав доступа к прикрепленным файлам электронного образа документа;

Предоставление каждому должностному лицу - участнику делопроизводственного процесса - своего личного виртуального кабинета, чем достигается доступ должностного лица к документам, относящимся к ее компетенции;

Обеспечение процесса согласования (визирования) проектов документов;

Осуществление полнотекстового и атрибутивного поиска электронных документов, включая удаленный полнотекстовый поиск;

Отправка по электронной почте или публикация на Интернет-портале учреждения электронных исходящих документов (с использованием электронной почты, защищенных с помощью сертифицированных средств;

Формирование и оформление дел, то есть группировка исполненных документов в дела согласно номенклатуры;

Архивное хранение электронных документов. Основной единицей учета в системе остается ЕРКК документа, полнота реквизитов которой обеспечивает возможность формирования статистических и аналитических отчетов по различным информационным срезам, оперативность поиска.

Обработки и отправления корреспонденции

Исходящие документы направляются адресатам с использованием средств почтовой связи, электросвязи, а также доставляются курьерской, фельдъегерской службой.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой делопроизводства учреждения в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

С использованием средств электросвязи служба делопроизводства осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов с применением электронной цифровой подписи и документов в сканируемой форме без электронной цифровой подписи.

В случае отправки факсограмм и документов в сканируемой форме без электронной цифровой подписи необходимо также отправить оригинал документа в бумажной форме.

Виды документов, информация которых передается по каналам электросвязи, а также необходимость и порядок ссылка адресату их оригинала в бумажной форме определяются инструкцией учреждения с учетом имеющихся в учреждении технических и программных средств.

Информационные, телекоммуникационные и информационно-телекоммуникационные системы должны обеспечивать защиту от несанкционированных действий, которые могут привести к случайных или умышленных изменений или уничтожения информации.

Исходящие документы обрабатываются и отправляются централизованно в день их поступления от структурных подразделений - исполнителей или не позднее следующего рабочего дня.

Не допускается отправка или передача документов без их регистрации в службе делопроизводства

Во время приемки от исполнителей исходящих документов с бумажными носителями проверяются:

Правильность оформления документа (состав и размещение на нем всех реквизитов);

Наличие и правильность указания адреса корреспондента;

Наличие всех необходимых подписей на документе и приложениях к нему;

Наличие виз на копиях документов, остающихся в делах учреждения;

Наличие на документе отметки о приложениях;

Соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

На оригиналах документов, подлежащих возврату, на верхнем правом поле первой страницы ставится штамп

Документы, отправляемые одновременно одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт (упаковка). На конверте проставляются регистрационные индексы всех документов, содержащихся в конверте.

Документы, которые адресуются постоянным корреспондентам, рекомендуется отправлять в конвертах с указанием адреса получателя и отправителя, которые изготавливаются заранее машинописным или типографским способом.

Документы, доставляемые фельдъегерской службой, передаются адресатам под расписку в соответствующей книге.

Досылки или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ, или руководителя службы делопроизводства.

Структурные подразделения и отдельные исполнители обязаны передавать исходящие документы и другие почтовые отправления в службу делопроизводства в часы, установленные для этого инструкцией учреждения.

Оригиналы приказов, планов, протоколов и т. п. необходимо оставлять в учреждениях - авторах этих документов. Подразделениям направляются их вторые экземпляры.

Документы, которые адресуются постоянным корреспондентам, рекомендуется отправлять в конвертах с адресом получателя и отправителя, которая изготавливается заранее типографским способом.

В случае отправки корреспонденции в другие города страны на конверте кроме наименования учреждения, должности и фамилии адресата следует указывать почтовый адрес.

В случае отправки корреспонденции за границу после фамилии адресата также указывается сначала номер дома, улица, город, графство или штат, страна и почтовый индекс. Примеры отправки корреспонденции по Украине и за границу приведены в приложении 5.16.

Возможно применение европейских конвертов с небольшим пластиковым окошком. Главное при этом определить место подписания адреса на письме соответствовало размерам окошка.

В правом верхнем углу конверта рядом с марками иногда указывается порядок направления и особенности вложенной корреспонденции. При этом могут используются такие надписи: Air Mail (Авиа), Confidential (Конфиденциальный), Private (Частный) Urgent (Рекомендуемый), Express (Срочный), Strictly confidential (Совершенно секретный). Документы, доставляемые курьером, необходимо передавать адресатам под расписку в соответствующем журнале.

Созданные средствами вычислительной техники документы отправляются с сопроводительным письмом в упаковке, должно соответствовать техническим требованиям сохранности носителей с записанной на них информацией. Копия сопроводительного письма приобщается к соответствующего дела на общих основаниях.

Вся исходящая корреспонденция и другие почтовые отправления передаются структурными подразделениями или исполнителями в определенные для этого часы, установленные инструкцией по делопроизводству конкретного учреждения.

Неоформленные или должным образом не оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.

Исходящие документы и другие почтовые отправления структурные подразделения и отдельные исполнители обязаны передавать секретарю-референту до установленного часа.

Секретарь-референт регистрирует исходящие документы в журнале регистрации исходящих документов (приложение 5.7). При этом каждому исходящему документу присваивается номер, который состоит из букв имени и фамилии документа, индекса структурного подразделения и порядкового номера документа с начала года. Например: ГТ/10-56, где ГГ - индекс, который указывает, что документ подписан руководителем (И. Тимошенко), 10 - индекс автора документа, 56 - порядковый номер.

Перечень индексов, присвоенных, как пример, подразделениям учебного заведения приведены в приложении 5.16.

Отметку об исходящие документы-ответы делает секретарь-референт в журналах регистрации входящих документов, где проставляются номер и дата исходящего документа указываются фамилия руководителя, подписавшего документ.

Документы, отправляемые одновременно одному адресату, вкладываются в один конверт. Законвертована корреспонденция маркируется и доставляется в почтовое отделение.

Выполнение требований по рациональной организации как традиционного, так и электронного документооборота возможно только при условии тщательно продуманной технологии обработки документов,соблюдение последовательности выполняемых операций. Для этого следует разработать схемы документооборота, маршрутные и технологические карты на служебную документацию.

Публикация электронных документов с использованием сети

Гипертекст - это способ управления данными, при котором последние организованы в виде сети узлов, объединœенных между собой связями. Узлы бывают текстовыми документами, графическими картинками, видеофильмами, аудиозаписями и т. п. Понятие «гипер-текст» было чрезвычайно популярно в конце 80-х, когда впервые широко стали применяться гипертекстовые информационные системы. Сам термин «гипертекст» ввел в обращение Тед Нельсон (Ted Nelson) в 60-х годах нашего века. В то время он руководил разработкой исследовательской гипертекстовой системы Intermedia в университете Брауна (США). Кроме слова «гипертекст», Нельсон разработал теоретические основы гипертекстовой технологии и заложил базу для математического исследования гипертекстовых структур.

Система типа гипермедиа обеспечивает возможность работы с графическими картинками, фотографиями, фильмами, музыкой и речью. Следует отметить, что термин «гипермедиа», который повсœеместно применяется в западной литературе, не нашел столь же широкого распространения в отечественных публикациях. Многие специалисты предпочитают называть термином «гипертекст» всœе информационные системы, построенные по принципу сети информационных узлов.

Реализация новых информационных технологий , связанных с опубликованием в сети электронных документов, в настоящее время выполнена в виде:

• электронных досок объявлений;
• электронной почты;
• файловых архивов Internet (или FTP-архивов - File Transfer Protocol);
• «всœемирной паутины» Internet - World Wide Web.

Usenet - это огромная электронная доска объявлений , разделœенная на части согласно интересам ее пользователœей. Каждая группа новостей имеет свое название. Система названий имеет иерархическую структуру. К примеру, группа новостей, описывающих информационные технологии Internet, принято называть comp.infosystems, что означает - группа «компьютеры», подгруппа «информационные системы». В свою очередь, каждая подгруппа может быть разбита на новые подгруппы.

Электронная почта является другим важным средством обмена информацией в Internet. Она появилась приблизительно в то же время, что и Usenet. Долгое время Usenet даже использовала для передачи новостей каналы электронной почты. Главной задачей электронной почты является обеспечение надежной и быстрой доставки корреспонденции.

Преимущества электронной почты перед обычной очевидны:

• скорость доставки. В случае если абонент включен в глобальную сеть Internet непосредственно через IP-соединœение, то он получит послание через несколько секунд. В случае если абонент имеет коммутируемое соединœение с Internet, то скорость доставки ограничивается периодичностью его подключения, которую он определяет сам. В любом случае, пользователь точно получит послание в течение дня.

Долгое время считалось, что электронная почта пригодна только для передачи текстовых сообщений, в связи с этим ее не рассматривали в качестве серьезного конкурента обычной почты при распространении подписных изданий. Такое мнение было основано на том факте, что передача больших файлов по коммутируемой линии дело непростое. Как правило, наша телœефонная сеть не позволяет передать по линии связи файл размером в один мегабайт за один сеанс связи. При этом ситуация постепенно меняется, а это значит, что по почте становится возможной передача и графики, и видео, и другой нетекстовой информации.

Файловые архивы Internet (или FTP-архивы - File Transfer Protocol) - одна из технологий опубликования в сети электронных документов. По этой технологии реализуются специальные проекты, направленные на создание электронных копий знаменитых книг (Библия, «Песнь о Гайавате», «Приключения Шерлока Холмса», «Приключения Тома Сойера», «Алиса в стране чудес» и др.).

World Wide Web («Всемирная паутина») обеспечивает хранение, обработку и распространение публикаций в виде.

Глава 1 Электронные публикации и технология мультимедиа

1. Электронные публикации: определение, классификация.

Электронные публикации занимают все большее место в сфере, связанной с представлением информации о культурном наследии. Электронная публикация это публикация, представленная как совокупность данных (текст, статические и движущееся изображения, звук), записанных в цифровой форме на машинном носителе или в памяти компьютера, и предназначенных для восприятия человеком с помощью специальных аппаратных и программных средств.

В зависимости от технологии распространения электронные публикации можно подразделить на следующие категории 1:

локальное электронное издание : электронное издание, предназначенное для локального использования и выпускающееся в виде определенного количества идентичных экземпляров (тиража) на переносимых машиночитаемых носителях. В музейной сфере в эту категорию попадают ЭП, записанные на жестких носителях (например – на CD-ROM, DVD или др.); диск устанавливается в компьютер и пользователь получает доступ к информации. ЭП такого рода можно также назвать статическими , так как их содержание сохраняется неизменным. Естественно, что это условное понятие – возможны последующие издания.

сетевое электронное издание: электронное издание, доступное потенциально неограниченному кругу пользователей через телекоммуникационные сети. К этой категории можно отнести музейные ЭП, в которых данные могут оперативно корректироваться, модифицироваться и пополняться после первоначального опубликования (типичный пример – публикации в ИНТЕРНЕТ) 2 . Условно ЭП такого рода можно назвать динамическими.

электронное издание комбинированного распространения : электронное издание, которое может использоваться как в качестве локального, так и в качестве сетевого; - по характеру взаимодействия пользователя и электронного издания. Например, CD-ROM можно использовать не только для индивидуальной работы, но для занятий в группах, организуя коллективный доступ к данным с нескольких компьютеров через локальную сеть. К этой категории ЭП можно отнести электронные экспозиции и выставки, о которых речь будет идти в специальном разделе.

Таким образом, в музейной практике можно встретить все категории электронных изданий.

Статические ЭП подлежат государственной регистрации. Существует организация НТЦентр ИНФОРМРЕГИСР при Госкомитете РФ по телекоммуникациям ( ), на который возложены функции регистрации, государственного учета, хранения и комплектования обязательного экземпляра ЭП. Для ИНТЕРНЕТ ЭП порядок регистрации пока не определен.

В основе создания и использования электронных публикаций лежит технология мультимедиа, о которой пойдет речь ниже.

2. Технология мультимедиа

Термин МУЛЬТИМЕДИА (MULTIMEDIA) пришел в наш лексикон из англоязычных источников и чем дальше, тем более расплывчатым становится его содержание. Это и технология, и подходы, и методы реализации, и многочисленные приложения; и это естественно, так как по своей сути мультимедиа является сложной системой, которая, как известно, и не может быть описано «с позиции одного наблюдателя». Не хотелось бы углубляться в терминологические дебри определения мультимедиа, так как это уведет нас далеко от предмета обсуждения и мы погрязнем в дискуссиях по поводу дефиниций; достаточно вспомнить многолетние дискуссии в 60-е годы о том, что же такое "информатика". Приведем определение, которое предложил еще в начале 1990-х один из пионеров этой технологии в нашей стране Сергей Новосельцев:

«МУЛЬТИМЕДИА (англ. MULTIMEDIA от лат. multum – много и media – среда, средства) – это комплекс аппаратных и программных средств, позволяющих пользователю работать в диалоговом режиме с разнородными данными (графикой, текстом, звуком, видео), организованными в виде единой информационной среды».

Выделим наиболее значимые черты мультимедиа:

данные хранятся и обрабатываются в цифровой форме, с применением компьютера;

данные могут содержать текстовую, звуковую, графическую, видео и анимационную компоненты;

мультимедиа активно использует гипертекст - технологию работы с данными, устанавливающую связи между отдельными терминами, фрагментами текста, статьями, рисунками и т.д. Это означает, что информация представлена в виде документов, которые могут содержать ссылки на другие документы (например, путем выделения фрагмента текста цветом). Пользователь поэтому имеет возможность "перепрыгивать" из документа в документ, каждый из которых может храниться на различных серверах сети; Тем, кто хочет более подробно познакомиться с историей феномена «гипертекст», рекомендуем обратиться к публикации Д.Л.Кречмана и АИ..Пушкова 3 ;

свойство интерактивности (что означает активное взаимодействие между программой и человеком, который с этой программой работает) присуще мультимедиа в весьма высокой степени.

Любопытная интерпретация понятия «мультимедиа» приведена в упомянутой выше публикации Д.Л.Кречмана и АИ..Пушкова:

«… Как мы видим, мультимедиа объединяет четыре разнородных данных (графику, текст, звук и видео) в единое целое. Это четыре элемента, четыре информационные стихии.

… И тут на ум приходит «Пятый элемент». Да, так назван знаменитый фильм французского режиссера Люка Бессона, с успехом идущий на экранах мира. Название «Пятый элемент» берет свое начало от традиционных элементов алхимии: земли, воздуха, огня и воды. Четыре элемента, собранные все вместе, создают пятый: жизнь.»

«Во-первых, мультимедиа – это идея, то есть новый подход к хранению информации различного типа в единой цифровой форме. Во-вторых, мультимедиа - как оборудование для обработки и хранения информации, без него реализовать мультимедиа-идею невозможно. И в-третьих, это программное обеспечение, позволяющее объединить четыре элемента информации в законченное мультимедиа-приложение.»

В 1991-1992 годах в журнале "Компьютер пресс" была опубликована серия статей Сергея Новосельцева 4 , в которых автор весьма обстоятельно познакомил читателей с феноменом возникновения мультимедиа за рубежом и в нашей стране, с технологией создания и использования продуктов мультимедиа, с техническими и программными средствами, которые необходимы для ее реализации.

С момента своего появления технология мультимедиа начала завоевывать свой ареал в таких сферах, как образование, культура, искусство Один из первых в мире полноценных мультимедийных продуктов был создан в Великобритании в конце 80-х годов: компанией ВВС при участии фирм Philips и Logica была разработана образовательная мультимедийная программа Domesday, отражающая по замыслу авторов портрет Соединенного Королевства. Эта программа распространялась по школам Великобритании.

Одна из первых российских программ, которую с некоторой натяжкой можно назвать мультимедийной - созданная в 1990 году электронная версия картины художника А. Иванова «Явление Христа народу». Записанная на дискете программа была весьма примитивна: она не содержала ни гипертекста, ни звукового сопровождения, но она позволяла пользователю в интерактивном режиме получать на экране монитора цветное изображение картины или ее увеличенных фрагментов, управляя процессом с помощью мышки.

В 1990-1991 гг. группой энтузиастов из Армении была создана программа «Hyperguide to Armenia", содержащая элементы гипертекста, несколько десятков изображений, звуковое сопровождение и работающая в интерактивном режиме. Другой пример из того же периода – мультимедийнаяпрограмма «Троице-Сергиева Лавра», созданная специалистами компании ИНТЕРСОФТ. В этой программе впервые появились элементы анимации – "колеблющееся" пламя свечи.

В 1990 году Государственный Русский музей выпустил интерактивный видеодиск "Шедевры Русского музея", на котором было записано около 1000 изображений выдающихся произведений из коллекции музея. Однако эта разработка носила экспериментальный характер и дальнейшего развития не получила.

В 1991-1993 гг. были созданы электронные издания " Путешествие по Московскому Кремлю" (компания КОМИНФО совместно со специалистами Музеев Московского Кремля), "Прогулки по Государственному Эрмитажу" (компания ИНТЕРСОФТ). Эти электронные публикации уже в то время обладали всеми основными свойствами мультимедиа: они работали в интерактивном режиме с текстом (в том числе - на нескольких языках), с изображением, звуком, в них использовался гипертекст, видеофрагменты. Существенное ограничение, накладываемое на эти электронные издания - объем памяти, определяемый типом носителя - дискеты емкостью 1,2 или 1,4 Мб. Поэтому для записи полной программы использовался пакет из 6 – 10 дискет, которые необходимо было предварительно инсталлировать на компьютере.

"Мультимедийный взрыв" пришелся в России на 1994 год. Несколько причин способствовало этому. Во-первых, мультимедийные компьютеры перестали быть экзотикой, мультимедийная технология широким потоком хлынула на российский рынок и масса CD-ROM дисков появилось в продаже. Во-вторых были сформированы команды специалистов, обладающих знаниями и навыками, необходимыми для создания серьезных программных продуктов, а целый ряд предприятий России быстро освоили технологию изготовления и тиражирования на CD-ROM дисках таких программ. И последнее, но наиважнейшее: многие музеи «созрели» для включения в процесс создания мультимедийных изданий по искусству.

В силу ряда причин объективного и субъективного порядка именно CD-ROM технология (а не CD-I или Photo-CD) стала монопольной в России. Несколько десятков CD-ROM дисков по искусству, по музеям и их коллекциям было создано и поступило в продажу во второй половине 1990-х. С другой стороны, по мере проникновения ИНТЕРНЕТ в Россию, множество электронных представлений (сайтов) музеев всего мира стали доступными любому пользователю ИНТЕРНЕТ; в настоящее время число ЭП по музейной тематике (на дисках или в виде сайтов в ИНТЕРЕТ) перевалило за несколько тысяч. Мы начнем рассмотрение с локальных ЭП, представленных на CD-ROM.

Ноль Л. Я. Информационные технологии в деятельности музея .

Перейти к оглавлению

1 ГОСТ 7.83-2001 «Электронные издания. Основные виды и выходные сведения». Этот документ носит рекомендательный характер.

2 В Интернет могут размещаться и статические ЭП, т.е. неизменяемые публикации, хотя есть принципиальная возможность вносить изменения; с другой стороны, появляются несетевые технологии, позволяющие дополнительно запись и перезапись диск пользователем – вроде заметок читателя на полях электронной книги.

3 Д.Л.Кречман, АИ..Пушков Мультимедиа своими руками. – СПб:БХВ – Санкт-Петербург, 1999, С. 108-115

4 Новосельцев С.К. Мультимедиа синтез трех стихий. Компьютер пресс, N 7, 8, 1991; Новосельцев С.К. Интерактивные диски приходят в страну? Компьютер пресс, N 5, 1992; Новосельцев С.К. Мультимедиа-91. Компьютер пресс, N 7, 1992; Новосельцев С.К. Мультимедиа в трех измерениях. Компьютер пресс, N 5, 1992; Новосельцев С.К. Домашнее мультимедиа: подождем еще немного. Компьютер пресс, N 5, 1992.